Gizlilik Politikası

1. Kapsam ve sorumluluklar

Resepsia, randevuyla çalışan işletmeler için randevu, müşteri kaydı ve bildirim yönetimi yazılımıdır. WhatsApp üzerinden yapay zekâ destekli otomatik yanıt ve konuşma yönetimi, ilgili modül işletmenin hizmet kapsamına dahil edilip hesabında etkinleştirildiğinde sunulur. İşletme hesapları, demo ve doğrudan destek başvuruları bakımından yukarıdaki hizmet sağlayıcı veri sorumlusudur.

Bir işletmeye gönderdiğiniz mesajlar ve o işletmedeki randevularınız bakımından işleme amaçlarını ilgili işletme belirler; Resepsia bu verileri işletmenin talimatları kapsamında veri işleyen olarak işler. Resepsia üzerinden veri toplanırken size gösterilen bilgilendirme ilgili işletme adına sunulur. İşletmenin kendi kanallarında ayrıca sunduğu bir aydınlatma varsa o da geçerlidir; bu politika işletmenin kendi yükümlülüğünün yerine geçmez.

Bu metinde “işletme”, Resepsia’yı kullanan hizmet sağlayıcısını; “işletme kullanıcısı”, o işletmenin sahibi veya yetkili çalışanını; “müşteri”, işletmeyle iletişime geçen ya da randevu alan kişiyi ifade eder. Ziyaretçi, demo talep eden kişi ve destek başvurucuları da kendileriyle ilgili bölümlerin kapsamındadır.

Resepsia işletmelerin birbirinin müşteri kayıtlarını görebildiği ortak bir müşteri havuzu sunmaz. Birden fazla işletmeyle iletişiminiz varsa her işletmedeki kayıt ve sorumluluk ayrı değerlendirilir. Bu metin, Meta veya bağlantı verdiğimiz diğer hizmetlerin kendi veri işlemlerini yönetmez.

2. Hangi veriler işlenir?

İşlenen veriler, kullandığınız hizmete ve işletmede etkin olan özelliklere bağlıdır. Aşağıdaki modül ve bağlantı açıklamaları, bunların her işletmede etkin olduğu veya bütün veri kategorilerinin her kullanıcı için toplandığı anlamına gelmez. WhatsApp randevu bildirimleri, yapay zekâ asistanı kapalıyken de gönderilebilir.

Ortak WhatsApp numaramıza ilettiğiniz mesajlar, iletişim talebinizi karşılamak amacıyla yetkili ekibimiz tarafından görüntülenebilir ve yanıtlanabilir.

• İşletme ve kullanıcı bilgileri: işletme adı, iletişim bilgileri, kullanıcı adı, e-posta, parola doğrulama kaydı, roller, çalışanlar, hizmetler ve çalışma saatleri.
• Müşteri ve randevu bilgileri: ad, telefon numarası, seçilen hizmet ve çalışan, randevu tarihi, saati, durumu ve geçmişi; hizmet kaydına bağlı ücret bilgileri ve isteğe bağlı randevu notları.
• WhatsApp randevu bildirimleri: alıcının telefon numarası, bildirimde yer alan randevu ve işletme bilgileri, mesaj kimlikleri, gönderim zamanları, teslimat durumları ve bildirim üzerinden iletilen randevu yanıtları. Bildirimler işletmenin kullanılabilir bağlantısından veya Resepsia’nın ortak WhatsApp numarasından gönderilebilir.
• WhatsApp konuşmaları: ilgili modül ve bağlantı etkin olduğunda profil adı, WhatsApp kullanıcı/telefon tanımlayıcıları, gönderilen ve alınan mesaj metinleri, mesaj kimlikleri, zamanları ve teslimat durumları; kullanılan özelliklere göre randevu formu seçimleri ve görüşmenin çalışana devredilme bilgileri.
• Meta bağlantı bilgileri: işletme kendi WhatsApp hesabını bağladığında izin verdiği WhatsApp Business hesabı ve telefon numarası kimlikleri, görünen numara, bağlantı durumu ve bağlantının çalışması için gereken yetkilendirme bilgileri.
• Google Calendar bağlantısı: entegrasyon etkinleştirildiğinde takvim ve etkinlik kimlikleri, aktarılan randevu bilgileri, eşleştirme kayıtları ve erişim yetkilendirmesi bilgileri.
• Ödeme ve faturalama: hizmeti satın alan kişinin veya işletmenin fatura adı/unvanı, fatura adresi, gerektiğinde vergi bilgileri; işlem referansı, tutar, para birimi, tarih, ödeme/iade durumu ve sağlayıcının ilettiği maskelenmiş ödeme yöntemi bilgileri. Tam kart numarası ve kart güvenlik kodu Resepsia sistemlerinde saklanmaz.
• Demo ve destek: ad soyad, işletme adı, telefon numarası, başvuru zamanı ve başvurunuzda paylaştığınız bilgiler.
• Teknik bilgiler: bağlantı sırasında işlenen IP adresi, tarayıcı ve istek bilgileri, oturum bilgileri, hata ve güvenlik kayıtları.
• Randevu bilgilendirme ve onay kaydı: randevu formunda gösterilen kısa bilgilendirme ve onay ifadesi, metnin sürümü, sunucunun kaydettiği onay zamanı, ilgili işletme, müşteri ve randevu bağlantısı ile sunulan yasal metinlerin bağlantıları. Bu kayıt pazarlama veya yurt dışı aktarım açık rızası değildir.

Veriler; web formları, işletme paneli, işletmenin yetkili çalışanları, WhatsApp mesajları ve formları, Meta’nın izinli bağlantı akışı ve doğrudan iletişim yoluyla elektronik ortamda toplanır. Resepsia’ya bağlanmayan kişisel WhatsApp görüşmelerinize veya telefon rehberinizin tamamına erişim istenmez.

Takvim verileri yetkilendirdiğiniz Google Calendar bağlantısı üzerinden; ödeme ve fatura bilgileri satın alma sırasında verdiğiniz bilgilerden ve ödeme hizmeti sağlayıcısının işlem bildirimlerinden elektronik ortamda elde edilir.

Mesajlara kimlik belgesi, kart bilgisi, sağlık bilgisi veya randevu için gerekmeyen başka hassas bilgiler yazmayın.

Randevu formunda gereken alanlar işlemin tamamlanması için kullanılır; isteğe bağlı not alanını boş bırakabilirsiniz. Bir işletme sizi kendi panelinden kaydedebilir; bu durumda verinin kaynağı o işletmedir. Hesap ve yetki bilgileriniz de işvereniniz veya işletmenin yetkili yöneticisi tarafından oluşturulabilir.

Kullanılan özelliklere göre görüşmenin alınması, yanıtın iletilmesi ve işlemlerin izlenebilmesi için sistem içi gönderim, bildirim, form oturumu ve işlem izleri tutulabilir. Bot denemesi kullanıma açıksa bu ekrana yazılan metinler de deneme görüşmesinin parçasıdır ve yanıt üretmek için Google Gemini’ye gönderilir; gerçek müşteri verileri yerine örnek içerik kullanılması gerekir. Deneme işlemi, müşterilere otomatik yanıt verme ayarından ayrıdır. Süreli bir oturumun erişime kapanması, tüm ilişkili kayıtların o anda silindiği anlamına gelmez.

3. Kullanım amaçları ve hukuki sebepler

• Hizmet sözleşmesinin tarafı olan işletme sahibinin hesabını ve hizmetini yönetmek: KVKK madde 5/2-c kapsamında sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli işlemler.
• Hizmet bedelinin tahsilatı ve iadeyi yönetmek: sözleşmenin tarafına ait veriler bakımından KVKK madde 5/2-c; fatura düzenlemek ve zorunlu mali kayıtları tutmak: uygulanabilir vergi ve muhasebe yükümlülükleri kapsamında KVKK madde 5/2-a ve 5/2-ç. Tüzel kişi adına işlem yapan temsilcinin iletişim bilgileri, işlemin yürütülmesi için gerekli ve temel hakları zedelemeyen meşru menfaat kapsamında değerlendirilir.
• İşletmenin yetkilendirdiği çalışanların erişimini ve işlem güvenliğini yönetmek: faaliyet ve role göre işletmenin talimatları ve KVKK madde 5/2-f kapsamında temel hakları zedelemeyen meşru menfaat. İşletmenin sözleşmesinin, bütün çalışanların şahsen taraf olduğu bir sözleşme olduğu varsayılmaz.
• Talep ettiğiniz hizmete ilişkin sorularınızı yanıtlamak: sözleşme öncesi talebinizin karşılanması; gerektiğinde haklarınızı zedelemeyen meşru menfaat.
• Hizmet güvenliği, erişim kontrolü ve hata giderme: temel hak ve özgürlükleriniz gözetilerek hizmetin güvenli işletilmesine ilişkin meşru menfaat.
• Yetkili makam talepleri ve uyuşmazlıkların yönetimi: ilgili hukuki yükümlülük veya bir hakkın tesisi, kullanılması ya da korunması.

Müşteri mesajlarını cevaplama, randevu oluşturma ve işletmenin müşteri kayıtlarını yönetme işlemlerinin hukuki sebebini veri sorumlusu işletme kendi hizmet ilişkisine göre belirler ve açıklar. Açık rıza gereken bir işlem için rıza ayrıca alınır; siteyi kullanmanız veya bu metni okumanız tek başına açık rıza sayılmaz.

Randevu onayı, hatırlatma ve destek yazışmaları işlemle ilgili iletişimdir. Bir randevu almanız veya demo istemeniz, bütün işletmelerden kampanya mesajı almayı kabul ettiğiniz anlamına gelmez. Pazarlama amacıyla iletişim kurulacaksa ilgili izin ve iletişim mevzuatı ayrıca uygulanır.

4. Demo talebi aydınlatma metni

Demo formunda paylaştığınız ad soyad, işletme adı ve telefon numarası ile başvuru zamanı, veri sorumlusu Hüseyin Oğuzalp AKGÜL tarafından elektronik form aracılığıyla toplanır. Bu bilgiler yalnız istediğiniz tanıtım görüşmesini planlamak, sizi aramak ve başvurunun karşılanıp karşılanmadığını takip etmek için işlenir. Hukuki sebep, KVKK madde 5/2-c kapsamında talep ettiğiniz sözleşme öncesi işlemlerdir.

Kayıtlara başvuruyu karşılayan yetkili kişiler ve depolama hizmeti için barındırma sağlayıcısı erişebilir; hukuken zorunlu hallerde yetkili mercilere bilgi verilir. Demo talebi pazarlama mesajı izni değildir. Barındırma/aktarım bilgileri aşağıdaki bölümde, haklarınız ve başvuru kanalları bu metnin sonundadır.

5. Verilerin paylaşıldığı taraflar ve yapay zekâ

İşletmeye ait kayıtlar, görev ve yetkileri kapsamında o işletmenin yetkili kullanıcılarına sunulur. Teknik destek ve altyapı hizmeti sağlayıcıları yalnız görevlerinin gerektirdiği kapsamda verilere erişebilir. Kanunen gerekli durumlarda yetkili kamu kurumları ve yargı mercileriyle paylaşım yapılabilir.

Kişisel veriler, üçüncü tarafların kendi reklam veya pazarlama faaliyetlerinde kullanması için satılmaz, kiralanmaz veya paylaşılmaz. Hizmetin sunulması için gerekli sağlayıcı aktarımları aşağıda amaçlarıyla birlikte açıklanır; aktarım yalnız ilgili amaç için gerekli kapsamda yapılır.

• Meta / WhatsApp: randevu bildirimlerinin gönderilmesi, teslimat takibi ve bildirim yanıtlarının alınması için ilgili telefon, mesaj ve randevu bilgileri işlenir. İlgili modül ve bağlantı etkinse işletmenin kendi hesabının bağlanması, müşteri mesajlarının alınması ve yanıtlanması ile WhatsApp randevu formlarının çalışması için gereken iletişim ve bağlantı bilgileri de işlenir. Yapay zekâ asistanının kapalı olması, WhatsApp bildirimleri için Meta’ya yapılan aktarımı durdurmaz. Meta’nın kendi hizmetleri için WhatsApp Gizlilik Politikası geçerlidir.
• Google Gemini (ücretli API): ilgili modül etkin ve otomatik yanıt açıkken müşteri adı, yanıt için seçilen yakın mesaj geçmişi ve işletmenin hizmet, çalışan ve soru-cevap bilgileri yanıt üretmek için Google’a gönderilir. Modül etkin değilken veya otomatik yanıt kapalıyken müşteri konuşmalarına otomatik yanıt üretmek amacıyla yeni Gemini işlemi başlatılmaz. Kullanıma açık bot denemesinde ise kullanıcının deneme ekranına yazdığı içerik ve yanıt için gereken işletme bilgileri işlenir. Serbest metne yazılan kişisel bilgiler de bu kapsamda aktarılabilir. Google’ın ücretli API koşullarına göre bu girdi ve çıktılar ürünlerini geliştirmek için kullanılmaz; güvenlik ve kötüye kullanım denetimi amacıyla sınırlı süre tutulabilir. Gemini API koşulları geçerlidir.
• Barındırma ve yedekleme sağlayıcıları: uygulamanın çalıştırılması, verilerin güvenli depolanması ve arıza sonrası geri dönüş amacıyla ilgili hizmet verilerini işler. Sağlayıcıların erişimi hizmetin gerektirdiği kapsamla sınırlandırılır; yurt dışı aktarımı aşağıdaki esaslara tabidir.
• Cloudflare (DNS / ad sunucusu): alan adımızın DNS kayıtlarını yönetmek ve alan adını sunucu adresiyle eşleştirmek için kullanılır. Bu hizmet kapsamında alan adı ve DNS sorgularına ilişkin teknik bilgiler işlenir. Kullanım DNS hizmetiyle sınırlıdır; web sayfası, form ve mesaj içerikleri Cloudflare üzerinden iletilmez. DNS hizmetine ilişkin bilgiler için Cloudflare Gizlilik Politikası geçerlidir.
• E-posta ve destek iletişimi sağlayıcıları: başvurunuzu iletmek ve yanıtlamak için e-posta içeriği ile gönderici/alıcı bilgilerini işler.
• Ödeme hizmeti sağlayıcıları ve bankalar: ödeme, doğrulama, iade ve işlem güvenliği için gerekli kimlik, iletişim, faturalama ve işlem bilgilerini işler. İşlemde kullanılan sağlayıcı ve kendi aydınlatma metni ödeme adımında gösterilir. Ödeme sağlayıcısının mevzuat kapsamındaki kendi işlemleri bakımından veri sorumluluğu ayrıca değerlendirilir.
• Google Fonts: yazı tipleri Google sunucularından yüklenir; bu bağlantı sırasında IP adresi ve tarayıcının gönderdiği teknik istek bilgileri Google’a iletilir.

Otomatik asistan etkinse yanılabilir; işletmeden bir çalışanla görüşmeyi isteyebilirsiniz. Model, yanıtı veya sonraki konuşma adımını üretir; randevu kaydı formun son onayı ve sunucu tarafındaki uygunluk kontrolüyle oluşturulur. Asistanla veya bot denemesiyle paylaştığınız sağlık veya başka kişisel bilgiler, mesaj bağlamıyla birlikte modele gidebilir. Otomatik yanıt üretimi için gereken verilerin paylaşılması, tüm müşteri kayıtlarının yapay zekâ hizmetine aktarılması anlamına gelmez.

Resepsia’nın mevcut hizmetinde müşteri mesajlarını satma, reklam hedefleme listesi oluşturma veya müşterileri farklı işletmeler arasında davranışlarına göre eşleştirme faaliyeti bulunmaz. Bu ifade; mesajlaşma, barındırma ve yanıt üretimi için yukarıda açıklanan hizmet sağlayıcılarla veri paylaşılmadığı anlamına gelmez.

Verilerin Türkiye dışında işlenmesini gerektiren bir hizmette, aktarım KVKK’nın 9. maddesindeki uygulanabilir şartlara tabidir. Yeterlilik kararı, uygun güvence veya kanunda öngörülen diğer aktarım şartlarından ilgili işleme uygun olanı sağlanmalıdır. Yurt dışı aktarımına ilişkin bilgilendirmeler ilgili veri toplama veya bağlantı adımında bu metinle birlikte sunulur. Bu politikayı okumak veya hizmeti kullanmak tek başına yurt dışı aktarım rızası oluşturmaz. Türkiye’de barındırma kullanılması, Google, Meta veya Cloudflare hizmetleriyle gerçekleşen aktarımları kendiliğinden ortadan kaldırmaz.

Google Calendar entegrasyonu

İşletme sahibi çalışan ekranından süreli bir bağlantı oluşturur; çalışan bu bağlantıda kendi Google hesabıyla gerekli izinleri verir. Panel hesabı açması gerekmez. Bağlantı kurulmadan önce erişilecek bilgiler, kullanım amacı ve izinler açıklanır.

Çalışanın Google hesabında ayrı bir Resepsia takvimi oluşturulur. Gelecek randevuların müşteri adı, hizmeti, başlangıç ve bitiş saati ile oturum gerektiren Resepsia bağlantısı aktarılır; telefon numarası ve özel notlar aktarılmaz. Google hesap kimliği ve e-posta adresi, uygulamanın oluşturduğu takvim ve etkinlik kimlikleri, eşleştirme kayıtları ve erişim/yenileme jetonları bu amaçla işlenir. Kişisel takvimler okunmaz; Google'daki değişiklikler Resepsia'ya aktarılmaz. Takvimi paylaştığınız kişiler aktarılan bilgileri görebilir. Hatırlatma süresi işletmenin çalışan ekranından seçilir; teslim alınması cihazın Google Takvim bildirim ayarlarına bağlıdır.

Google API’lerinden alınan bilgilerin kullanımı ve diğer uygulamalara aktarımı, Google API Services User Data Policy ve Limited Use şartlarına tabidir. Bu veriler satılmaz, reklam hedeflemede veya genel amaçlı yapay zekâ modellerinin eğitiminde kullanılmaz. Takvimden alınan içerikler Gemini’ye gönderilmez; WhatsApp yanıtları için açıklanan veri akışı ayrıdır.

Bağlantı kaldırıldığında yeni aktarım durdurulur; başlamış işlemler sonuçlandırıldıktan sonra erişim jetonları ve gereksiz eşleştirmeler temizlenir. Sonucu belirsiz bir işlem varsa işletme ekranında belirtilir. Aynı hesabın yeniden bağlanmasında çift takvim oluşmasını önlemek için gerekli Google hesap ve takvim kimlikleri tutulur; bunların silinmesi ayrıca talep edilebilir. Google hesabındaki izinleri Google bağlantılar sayfasından da yönetebilirsiniz. Google'da kalan etkinlikler ve hatırlatmalar bağlantı kesilince otomatik silinmez; ayrıntılar veri silme açıklamasındadır.

6. Çerezler ve tarayıcı depolaması

Çerez, tarayıcının sakladığı ve ilgili siteye yapılan isteklerde gönderebildiği küçük bir kayıttır. Yerel depolama ve oturum depolaması da tarayıcıda veri tutar; fakat çerez değildir ve içeriği her istekte kendiliğinden sunucuya gönderilmez. Bu teknolojilerle işlenen kişisel veriler de bu politikadaki korumalara tabidir.

Resepsia’nın kullandığı kayıtlar

Mevcut Resepsia uygulaması oturum açmak için kendi HTTP çerezini oluşturmaz. Panel oturumu yerel depolamadaki bilgilerle yönetilir. Aşağıdaki kayıtlar hizmetin çalışması veya seçtiğiniz görünümün hatırlanması içindir; reklam profili oluşturmak için kullanılmaz.

Alan adı hizmeti

Cloudflare yalnız DNS/ad sunucusu hizmeti için kullanılır. Bu kullanım tarayıcınıza Cloudflare çerezi yerleştirmez.

Meta ve diğer harici bağlantılar

Meta bağlantı aracı genel site ziyaretinde yüklenmez; yetkili kullanıcı WhatsApp hesabını bağlama işlemini başlattığında yüklenir. Resepsia bu araçta otomatik uygulama olay kaydını, SDK oturum çerezi seçeneğini ve sosyal eklenti işlemeyi kapalı tutar. Bu ayarlar, açılan Meta penceresinde Meta’nın kendi giriş ve güvenlik çerezlerini kullanmasını veya önceden mevcut Meta çerezlerini tamamen engellemez.

Meta’nın kullandığı kayıtlar; hesabınıza, tarayıcı ayarlarınıza ve Meta’nın hizmetine göre değişebilir. Bunlar hakkında Meta Çerez Politikası üzerinden bilgi alabilirsiniz. Üçüncü taraf çerezlerini engellemeniz, Meta bağlantı penceresinin çalışmasını etkileyebilir.

Google hesabınızı bağlamak veya çevrim içi ödeme yapmak için açılan sağlayıcı ekranları, kimlik doğrulama, işlem güvenliği ve oturumu sürdürme amacıyla kendi çerezlerini kullanabilir. İlgili sağlayıcının kimliği ve gizlilik/çerez açıklamaları bağlantı veya ödeme adımında sunulur. Bu ekranların kullanılması reklam ve isteğe bağlı ölçüm çerezleri için genel bir kabul oluşturmaz; gerekli tercih ve izinler ilgili işlemde ayrıca ele alınır.

Yazı tipleri için Google Fonts’a yapılan bağlantı, kendi başına bir Resepsia oturum çerezi değildir; ancak IP adresi ve istek bilgileri dış sağlayıcıya iletilir. Harici bağlantı ile tarayıcı depolaması farklı işlemlerdir. Resepsia’nın burada açıklanan oturum, görünüm ve güvenlik kayıtları reklam profili oluşturmak için kullanılmaz.

Tercihlerinizi nasıl yönetebilirsiniz?

Panelden çıkış yapmak giriş kayıtlarını kaldırır; menü tercihini ve sunucudaki müşteri verilerini silmez. Tarayıcınızın gizlilik veya site verileri ayarlarından Resepsia’ya ait çerezleri ve site depolamasını temizleyebilirsiniz. Bu işlem yeniden giriş gerektirebilir ve görünüm tercihinizi sıfırlayabilir. Yalnız çerezleri engellemek, yerel depolamayı her tarayıcıda temizlemez.

Bu sayfa bir tercih kaydetmez ve “tüm çerezleri kabul et” işlemi yapmaz. Reklam veya isteğe bağlı ölçüm teknolojileri eklenirse, kullanıma alınmadan önce gerekli bilgilendirme ve uygulanabilir rıza/ret düzeni ayrıca sağlanır. Tarayıcı verilerini temizlemek, Resepsia sunucularındaki kayıtlar için silme başvurusunun yerine geçmez.

7. Saklama ve veri yaşam döngüsü

Kişisel veriler için tek ve bütün kayıtlara uygulanan bir saklama süresi bulunmaz. Saklama süresinin belirlenmesinde ilgili mevzuatta öngörülen süreler, verinin işlenme amacı, hizmet ilişkisinin niteliği ve devamı, verinin güncelliği ve bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için somut gereklilik esas alınır. Veriler bu amaçların gerektirdiğinden uzun süre saklanmamalıdır.

• Hesap ve yetki kayıtları: hesabın ve işletmeyle hizmet ilişkisinin sürmesi, erişim güvenliği ve varsa somut hukuki yükümlülükler dikkate alınır.
• Mesajlar: yakın dönem iletişimi ve hizmet takibi ihtiyacı değerlendirilir; mesaj saklama süresi ile müşteri/randevu geçmişi aynı olmak zorunda değildir.
• Randevu ve müşteri geçmişi: işletmenin hizmet ilişkisi, kayıtların güncelliği ve gerekli hukuki sebepler esas alınır. Bir hizmet bedelinin randevuda görünmesi, bütün kaydın mali belge olduğu anlamına gelmez.
• Demo ve destek: talebin karşılanması ve ilgili ihtiyacın devam edip etmediği değerlendirilir; açık kalan bir talep süresiz saklama gerekçesi değildir.
• Ödeme ve mali kayıtlar: fatura, tahsilat ve iade kayıtları için uygulanabilir mali mevzuat, işlem mutabakatı ve somut hak arama gereklilikleri dikkate alınır. Bu gerekçeler ilgisiz müşteri mesajlarının saklanmasını haklı kılmaz.
• İmha işlem kayıtları: yapılan silme/yok etme/anonimleştirme işlemini gösteren sınırlı kayıtlar, silinen içerik kopyalanmadan, mevzuat gereği en az üç yıl saklanır. Bu süre, bütün mesajların veya müşteri kayıtlarının üç yıl tutulması gerektiği anlamına gelmez.

İşleme şartlarının tamamı ortadan kalktığında verilerin, başvuru beklenmeden veya ilgili kişinin talebi üzerine, mevzuata uygun şekilde silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi gerekir. Bu metinde her veri kategorisi için sayısal süre belirtilmemesi, süresiz saklama yetkisi veya yalnız talep üzerine silme kuralı oluşturmaz.

Hizmet ilişkisi sona erse de geçerli bir yasal saklama sebebi veya somut uyuşmazlık varsa yalnız gereken veri, gerekçesi ve kapsamıyla korunur; erişim ve kullanım bu amaçla sınırlandırılır. Olası bir uyuşmazlığa ilişkin genel varsayım bütün kayıtların süresiz saklanmasına gerekçe olamaz. Kayıttaki adı değiştirmek tek başına anonimleştirme sayılmaz.

Yedekler arıza sonrası geri dönüş amacı taşır; bağımsız ve süresiz müşteri arşivi olarak kullanılamaz. Saklama ve imha değerlendirmesi yedek kopyalarını da kapsar. Geri yükleme sırasında tamamlanmış silme işlemleri korunur; silinmiş veriler olağan kullanıma yeniden açılmaz.

Veri silme talebi, kayıtların ve ilgili yedeklerin kapsamı dikkate alınarak değerlendirilir. Yasal zorunluluk nedeniyle tutulması gereken kayıtlar ve bunların gerekçeleri yanıtımızda açıklanır. Başvuru adımları Veri Silme sayfasındadır.

8. Güvenlik ve erişim

Erişimler işletme ve kullanıcı yetkilerine göre sınırlandırılır. Parolalar doğrulama amacıyla özetlenerek, WhatsApp bağlantı sırları şifrelenerek saklanır. Uygulama loglarına mesaj gövdeleri yazılmaz. Mesajlar ise iletişim hizmetinin parçası olarak görüşme kayıtlarında bulunur; sırların şifreli saklanması bütün görüşme verilerinin aynı biçimde şifrelendiği anlamına gelmez.

İşletme kullanıcıları parolalarını paylaşmamalı, ortak cihazlarda oturumlarını kapatmalı ve gerekli olmayan yetkileri kaldırmalıdır. Resepsia veya işletme adına gelen şüpheli taleplerde parola, doğrulama kodu ve Meta bağlantı anahtarları paylaşılmamalıdır. Şüpheli erişimi iletişim adresimize bildirebilirsiniz.

Bir kişisel veri ihlali öğrenildiğinde olayın kapsamı değerlendirilir ve etkilerini azaltacak tedbirler alınır. Resepsia’nın veri sorumlusu olduğu faaliyetlerde Kurula bildirim, ihlalin öğrenilmesinden itibaren gecikmeksizin ve en geç 72 saat içinde yapılır; etkilenen kişiler belirlendikten sonra mümkün olan en kısa sürede bilgilendirilir. Resepsia’nın veri işleyen olduğu faaliyetlerde ilgili işletmeye gecikmeksizin bilgi verilir ve kanuni bildirimler için iş birliği yapılır.

Hiçbir internet hizmeti mutlak güvenlik garantisi veremez. Güvenlik olayını incelemek için gerekli bilgiler dışında hassas kayıtlar destek yazışmasına eklenmemelidir.

9. Çocuklar ve özel nitelikli veriler

İşletme hesabı, işletmeyi temsil yetkisine sahip yetişkinlerin kullanımına yöneliktir. Yapay zekâ asistanı 18 yaş altındaki kişilere yönelik sunulmaz. Bir çocuğun randevusu gerekiyorsa veli veya yasal temsilcisi ilgili işletmeyle doğrudan iletişim kurmalı; çocuk adına gereksiz kişisel bilgi paylaşmamalıdır.

Resepsia sağlık değerlendirmesi yapmaz ve randevu notları sağlık dosyası oluşturmak için tasarlanmamıştır. Yanlışlıkla sağlık bilgisi veya başka hassas bilgi gönderdiyseniz ilgili işletmeye ve gerekirse bize bildirin. Herhangi bir özel nitelikli verinin gerekli olduğu ayrı bir hizmette hukuki şartları belirlemek ve uygun aydınlatmayı sunmak veri sorumlusu işletmenin sorumluluğundadır.

10. Haklarınız

KVKK kapsamındaki koşullarla; verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi isteme, işleme amacını ve amaca uygun kullanımı öğrenme, aktarılan tarafları bilme, eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesini ve şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini isteme haklarınız vardır. Düzeltme ve silme işlemlerinin aktarılan taraflara bildirilmesini isteyebilir, yalnız otomatik analizle aleyhinize çıkan sonuca itiraz edebilir ve hukuka aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini talep edebilirsiniz.

İşlemenin açık rızaya dayandığı hallerde rızanızı geri alabilirsiniz. Bu, geri alma öncesindeki hukuka uygun işlemleri veya bağımsız bir hukuki sebebe dayanan zorunlu işlemleri kendiliğinden geçersiz kılmaz. Rıza gerektiren isteğe bağlı bir işleme katılmamak için hizmetin tamamını bırakmanız istenmez.

Bir işletmedeki müşteri kaydınız için doğrudan işletmeye de başvurabilirsiniz. Resepsia’ya ulaşan ve işletmenin sorumluluğundaki verilerle ilgili taleplerin uygun işletmeyle birlikte ele alınmasına yardımcı oluruz.

11. Başvuru, doğrulama ve şikâyet

Destek ve veri silme talebinizi info@resepsia.com adresinden başlatabilirsiniz. Kayıtlı bir Resepsia hesabınızın bulunması zorunlu değildir. E-posta adresiniz kayıtla eşleşmiyorsa, kaydın size ait olduğunu güvenli biçimde doğrulamak için sizinle iletişime geçilir; sırf panel hesabınız olmadığı için başvuru yolu kapatılmaz.

KVKK kapsamındaki resmî başvurunuzu, veri sorumlusu Hüseyin Oğuzalp AKGÜL (şahıs işletmesi) adına KIŞLA MAH. 37 SK. CENGİZHAN APT. B GİRİŞİ NO: 6 İÇ KAPI NO: 102 MURATPAŞA/ ANTALYA adresine imzalı yazılı olarak veya mevzuattaki şartlarla sistemimizde daha önce kayıtlı e-posta adresinizden iletebilirsiniz. Kanunen geçerli diğer başvuru yöntemleri saklıdır. Burada belirtilen e-posta adresi, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi değildir.

Resmî başvuruda ad soyad, yazılıysa imza, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası; yabancılar için uyruk, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası, tebligat adresi, varsa bildirime esas e-posta/telefon ve talebin konusu bulunmalıdır. Bunlar resmî başvurunun usul şartlarıdır; basit bir destek veya ilk silme talebinde kimlik belgesi fotoğrafı göndermeniz istenmez. Gerekli kimlik bilgilerini yalnız uygun, güvenli başvuru kanalıyla paylaşın.

Temsilci aracılığıyla yapılan başvuruda temsil yetkisini doğrulayan bilgi gerekir. Başvurunun konusunu anlamak veya yanlış kişinin verisine işlem yapılmasını önlemek için ek açıklama istenebilir. Ek bilgi istemek, kanuni süreleri kendiliğinden uzattığımız anlamına gelmez.

KVKK kapsamındaki başvurular niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. İşleme şartları tamamen ortadan kalkmışsa silme talebi yerine getirilir; devam ediyorsa gerekçeli yanıt verilir. Başvurular kural olarak ücretsizdir; ayrıca maliyet doğuran durumlarda yalnız mevzuatın izin verdiği tarife uygulanabilir. Sorun Resepsia’dan kaynaklanıyorsa alınan ücret iade edilir.

Başvurunuzun reddedilmesi, yanıtın yetersiz olması veya süresinde yanıt verilmemesi halinde; önce veri sorumlusuna başvuru şartıyla, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her durumda başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikâyette bulunabilirsiniz. Diğer kanuni başvuru ve tazminat haklarınız saklıdır. Ayrıntılar Kurumun şikâyet hakkı açıklamasında yer alır.

12. Dış bağlantılar ve değişiklikler

Harita, WhatsApp veya başka bir site bağlantısını açtığınızda o hizmetin kendi koşulları geçerli olabilir. Resepsia sayfasına verilen bilgilerin dış sitede de aynı koşullarla işlendiği varsayılmamalıdır. Harici bağlantıyı açmadan önce ilgili sağlayıcının gizlilik açıklamasını inceleyebilirsiniz.

Veri kullanımında değişiklik olduğunda bu metin ve güncelleme tarihi yenilenir. İşleme amaçları veya alıcılar gibi önemli değişiklikler için ilgili kişilere uygun kanaldan ayrıca bilgi verilir; gerekli hallerde ayrı onay alınır.